Spletno mesto uporablja piškotke z namenom zagotavljanja spletne storitve, oglasnih sistemov in funkcionalnosti, ki jih brez piškotkov ne bi mogli nuditi. Z obiskom in uporabo spletnega mesta soglašate s piškotki. Več o možnih nastavitvah piškotkov >>

Oddaja poročil AJPES in izvedba občnih zborov

Dodano: 16.03.2020

Spoštovana društva,

posredujemo navodila glede oddaje letnih poročil AJPESU in sklicu občnih zborov.

https://www.cnvos.si/novice/2456/izvedba-seje-zbora-clanov-na-daljavo-zaradi-izrednih-razmer/ 

 

  1. Oddaja letnega poročila pred sprejemom na zboru članov

Če izvedba zbora članov niti na daljavo ni možna (npr. društvo ali člani društva nimajo ustrezne tehnične opreme ali znanja) društvom predlagamo, da letno poročilo pripravijo, da ga obravnava nadzorni organ društva in nato sprejme izvršilni organ društva (npr. upravni odbor, izvršni odbor) in se ga nato odda na AJPES. O tem je primerno obvestiti člane društva.

Ko bo to možno, naj društvo skliče zbor članov in na njem obravnava ter sprejme letno poročilo. Če se slučajno zgodi, da zbor članov sprejme spremenjeno letno poročilo, kot je bilo oddano na AJPES (npr. se vanj nekaj doda, se spremni kakšen znesek, itd.) – takšno možnost ima na podlagi Zakona o društvih, naj društvo na AJPES posreduje popravke že oddanega letnega poročila.

Na CNVOS smo sicer podali predlog, da bi AJPES zaradi izrednih razmer omogočil oddajanje letnih poročil tudi po 31. 3. 2020 in da v primeru zamud pri oddaji letos izjemoma  ne bi sprožal prekrškovnih postopkov, na kar pa AJPES ni pristal. Če društvo letnega poročila ne bi oddalo, bi se sicer tudi v morebitnem prekrškovnem postopku lahko sklicevalo na »višjo silo«, kar pojav korona virusa v tem trenutku zagotovo je, je pa zgoraj opisana rešitev vsekakor enostavnejša.

 

  1. PRIPOROČLJIVI KORAKI IZVEDBE SEJE ZBORA ČLANOV NA DALJAVO

 

1. PRIMER: Društvo je že sklicalo sejo zbora članov (občni zbor, skupščino, kongres…)

  • Člane obvestite o spremembi izvedbe zbora člana, in sicer, da se bo zbor članov zaradi preprečevanja širitve okužbe z novim koronavirusom in ob smiselni uporabi priporočil Sveta za nacionalno varnost Republike Slovenije oziroma Nacionalnega inštituta za javno zdravje izjemoma izvedel na daljavo. Obvestilo pošljite na isti način, kot je bilo posredovano prvotno vabilo na zbor članov.
  • V obvestilu določite in pojasnite tehnični način izvedbe seje, to je, kakšen bo način razprave in glasovanja (na primer po navadni pošti, po elektronski pošti na določen naslov, na konferenčnem klicu).
  • Če se bo glasovanje izvedlo pisno (po elektronski ali navadni pošti), v obvestilu določite rok za glasovanje o predlaganih sklepih seje. Priporočamo, da je ta rok vsaj nekaj dni po predvidenem začetku izvirno sklicanega občnega zbor z osebnim srečanjem v živo – če se glasuje po elektronski pošti, naj glasovanje traja vsaj tri celotne dni  (če je bil občni zbor sklican npr. za soboto, naj glasovanje poteka poleg sobote še celo nedeljo, ponedeljek in torek do polnoči); če se glasuje po navadni pošti, naj bo rok vsaj pet dni.
  • Tudi pri seji, ki v celoti poteka pisno, omogočite razpravo pred glasovanjem tako, da zberete stališča članov in dostop do njih omogočite članom (na primer: prejete pripombe članov objavite na spletni strani, jih posredujete po el. pošti vsem članom, odgovarjate na vprašanja po telefonu …). Za razpravo lahko določite tudi poseben rok, do katerega lahko člani pošljejo svoje komentarje. Lahko pa iz praktičnih razlogov določite tudi, da razprava in glasovanje potekata istočasno, tako da lahko člani glasujejo takoj in ne šele po koncu razprave. Pri izvedbi seje po elektronski pošti bodite pozorni tudi na pravila varstva osebnih podatkov – društvo ne sme razkriti elektronskega naslova člana drugim članom, če za to nima soglasja člana. Zato obvestila pošiljamo v t. i. »skriti kopiji«.
  • Pri sklicu in izvedbi seje ter glasovanja na daljavo smiselno uporabljajte vsa druga pravila društva, ki veljajo za običajne seje zbora članov (roki za sklic, posredovanje gradiv za glasovanje, predvidene večine, potrebne za sprejem sklepa, in podobno).

 

2. PRIMER: Društvo še ni sklicalo seje zbora članov (občni zbor, skupščino, kongres…)

  • Na dnevni red seje na daljavo umestite le zadeve, o katerih mora zbor članov nujno odločati (na primer potrdilo predloga letnega poročila, izvedba volitev, če je to nujno potrebno …).
  • Članom pošljete obvestilo o sklicu seje, kjer navedete, da se seja zbora članov zaradi preprečevanja širitve okužbe s koronavirusom in ob smiselnem upoštevanju priporočili Sveta za nacionalno varnost Republike Slovenije oziroma Nacionalnega inštituta za javno zdravje izjemoma izvede na daljavo. Obvestilo pošljete na način, kot se vedno sklicuje zbor članov.
  • V obvestilu določite in pojasnite tehnični način izvedbe seje, to je kakšen bo način razprave in glasovanja (na primer po navadni pošti, po elektronski pošti na določen naslov, na konferenčnem klicu).
  • Obvestilu priložite vsa gradiva, ki so potrebna za odločanje.
  • Če se bo glasovanje izvedlo pisno (po elektronski ali navadni pošti), v obvestilu določite rok trajanja seje oziroma rok za glasovanje o predlaganih sklepih seje. Priporočljivo je, da je rok za glasovanje vsaj tri dni, če se glasuje po elektronski pošti, oz. vsaj pet do sedem dni, če se glasuje po navadni pošti. Nekaj dodatnih dni dopustite še za razpravo. Če se seja prične takoj (tako da se seja prične kar s samim sklicem), pri določitvi roka za glasovanje upoštevajte tudi rok za sklic seje občnega zbora (rok od sklica seje do poteka glasovanja ne sme biti krajši od roka za sklic seje občnega zbora, ki je določen v statutu).
  • Tudi pri seji, ki v celoti poteka pisno, omogočite razpravo pred glasovanjem tako, da zberete stališča članov in dostop do njih omogočite članom vse do roka za glasovanje (na primer prejete pripombe članov objavite na spletni strani, jih posredujete po el. pošti vsem članom, odgovarjate na vprašanja po telefonu …). Za razpravo lahko določite tudi poseben rok, do katerega lahko člani pošljejo svoje komentarje. Lahko pa iz praktičnih razlogov določite tudi, da razprava in glasovanje potekata istočasno, tako da lahko člani glasujejo takoj in ne šele po koncu razprave. Pri izvedbi seje po elektronski pošti bodite pozorni tudi na pravila varstva osebnih podatkov – društvo ne sme razkriti elektronskega naslova člana drugim članom, če za to nima soglasja člana. Zato obvestila pošiljamo v t. i. »skriti kopiji«.
  • Pri sklicu in izvedbi seje ter glasovanja na daljavo smiselno uporabljajte vsa druga pravila društva, ki veljajo za običajne seje zbora članov (roki za sklic, posredovanje gradiv za glasovanje, predvidene večine, potrebne za sprejem sklepa, in podobno).